Комуникация


Бележка от Изпълнителния директор до Мениджъра:

Днес в 11 ч. ще има пълно слънчево затъмнение, при което слънцето изчезва зад луната за две минути. Понеже това не може да се види всеки ден, на служителите ще бъде отпуснато време да наблюдават затъмнението на паркинга. Персоналът трябва да се събере там от десет до единадесет, когато аз ще изнеса кратка реч, за да запозная хората с явлението и да дам малко основна информация. Ще бъдат осигурени безопасни черни очила на минимална цена.
Бележка от Мениджъра до Началника на отдел:

Днес от десет до единадесет целият персонал трябва да се събере на паркинга. Това ще бъде последвано от пълно слънчево затъмнение, което ще се случи за две минути. На скромна цена всички ще бъдат обезопасени с черни очила. Преди това шефът ще изнесе кратка реч, за да ни даде малко информация. Това е нещо, което не може да се види всеки ден.

Бележка от Началника на отдел до Ръководителя на направление:

Шефът ще изнесе днес кратка реч, след която слънцето ще изчезне за две минути под формата на затъмнение. Това е нещо, което не се вижда всеки ден, така че всички ще се съберат на паркинга в десет – единайсет часа. Ще бъде безопасно на разумна цена.

Бележка от Ръководителя на направление до Супервайзора:

Към десет или единайсет отиваме на паркинга, където шефът ще затъмни слънцето за две минути. Това не се случва всеки ден. Ще бъде безопасно, и както винаги, срещу заплащане.

Бележка от Супервайзора до персонала:

Някои ще ходят днес на паркинга да гледат как шефът изчезва. За съжаление, това не се случва всеки ден.

27818_434801415831_6077272_n

LIKE
https://www.facebook.com/EventTeamBg/

К.

Advertisements

Тайните на добрата презентация


презентационни умения…или как да преодолеем страха от говоренето пред публика…
Хората мислят, че когато излязат на сцената, трябва да са забавни, духовити и остроумни. Това не е така. Човек трябва да е просто честен, да бъде себе си. Ако говориш от сърце и бъдеш себе си-хората ще откликнат.
Водила съм обучения пред различни хора и групи, винаги се придържам към този принцип. Бъди откровен и хората ще ти повярват- даваш на хората информация и емоции- нещо истинско, което да вземат за себе си, това те отличава. Когато имате истинското послание в ума и сърцето си, със сигурност ще се представите добре. Добре подготвената реч е 90% изнесена реч. Какво е подготовката? – да подредиш мислите и идеите си и да се опиташ да ги предадеш на публиката, по възможно най-добрия начин.…
Дори и да не сте почитател на формули, или готови рецепти за успех,  най-лесния начин да се подготвите за презентация е като следвате избрана или подготвена от вас структура.
Предлагам Ви такава в 6 –те стъпки.
Стъпка 1: Защо?
Определете вашата цел: да информира, да ангажира, да убеди, да информира, ангажира и убеди, да представи …?
• Напишете „целта на презентацията“ ( формулирайте я в едно изречение);
• Използвайте и следвайте вашата цел – фокусирайте се още от самото начало върху целта и планирайте много внимателно стъпките, през целия процес;
Стъпка 2:Кой?
Анализирайте вашата целева група. Проучете колкото е възможно по-добре публиката на вашата презентация.
• Какво знаят за темата/въпроса? Нищо? Експерти ли са?
• Защо са на презентацията? Доброволно или не ?
• Какво е тяхното отношение? Какви са настроенията – приятелски, неприятелски, заинтересовани, жури?!
• Какви са техните очаквания? Информираност или представяне, или и двете?!
• Колко човека ще са ? Малка група? Или пълна зала?
Стъпка 3: Къде?
Проучете мястото, ако е възможно посетете го предварително.
• Къде се намира локацията? С колко време разполагате да стигнете до там?
• Колко голяма е залата за презентация?Размер, акустика, на открито ?
• Каква е залата – с подиум, без подиум?
• Има ли микрофон, екран, проектор?
Стъпка 4:Кога?
Информирайте се, по кое време на деня ще презентирате, с колко време ще разполагате и при какви обстоятелства
• По кое време на деня ще презентирате?
• С колко време разполагате за презентацията?
Стъпка 5:Какво?
Съберете, организирайте и структурирайте материалите по вашата презентация.
• Начертайте пътя на вашата презентация;
• Не говорете за всичко – направете лист на въпросите, по които трябва и не трябва да говорите, отбележете акцентите;
• Организирайте и структурирайте материалите ви логически по лесен за вас начин;
• Подберете внимателно визуалните средства – снимки и графики, които ще отличат презентацията ви.
Стъпка 6:Как?
Направете презентацията си перфектна, чрез репетиции и практика.
• Преобразувайте цялото съдържание и структура в полезни бележки, по които да говорите;
• Планирайте движенията си, жестове, глас, контакт с публиката и речника, който ще използвате;
• Репетирайте своята презентация, колкото можете повече – и пред различна публика.
И ако не е ясно да изясня – презентацията е упражнение по комуникация. Реално ние презентираме и представяме всеки ден, но проблема и паниката настъпват – когато стане ясно, че ще се презентира пред публика. Класическата структура на презентацията има три основни части: начало, среда и край. Изглежда логично, но е учудващо колко презентатори пропускат този факт.
Началото, или ВЪВЕДЕНИЕТО, може да съдържа:
• Малко въведение, като коментари ( „Радвам се, че съм тук с вас.“);
• Елементи на привличане на вниманието на публиката (без импровизации);
• Продължителност на речта ( колко време ще трябва да се измъчват , слушайки представянето 😉
• Презентация на кауза или цел;
• Креативен елемент –скеч или история за въведение;
• Обща информация – за какво ще се говори, защо и т.н – целта е да се намалят въпросите след презентацията.
„Тялото“ на презентацията, може да съдържа:
• Основната гледна точка (защо правим това, защо смятаме и т.н);
• Основни точки (процедури, проблеми, резултати, факти);
• Дискусия ( за/против, предимства/недостатъци, преди/след)
• Примери, за да задържите вниманието и яснотата ( смешки, аналогия, снимки)
• Визуални примери – графики, рисунки, форографии, диаграми.
За край:
• Обзор – преглед, на това което сте казали до момента;
• Край (който е естествен завършек на това, което е бил акцент през цялото време)
• Препоръки
• Действие ( какво предстои от тук нататък, какво може да се направи);
• Финални думи ( с какво искате, като впечатление да оставите вашата публика).
Основната идея, придържайки се към структурирана презентация е, да имате плавно и интересно протичане на информацията и да задържите интереса. Разбира се, може да разчитате на така наречената вътрешна структура на презентацията, като най-популярна такава е: За и Против, Казуа и Ефект, Поредица от мероприятия ( хронологични).
Едно от най-важните правила когато говорите пред публика е, че не е толкова важно какво казвате, а как го казвате. Не забравяйте, вашата най-добра визуална помощ, а именно помислете върху това как изглеждате, как стоите на сцена, помислете за малките неща. Не подценявайте визуалните ефекти, които можете да използвате по време на презентацията. Помислете избора си на думи, помислете върху това каква е публиката ви и в контекст на това, за което ще говорите и аудиторията ви – изберете точните думи, изрази и примери.
Ето и малко съвети:
РЕЧНИК

• Използвайте „ чист Български език“, думите да не са дълги, не използвайте жаргонни думи или технически думи (освен ако не са включени в темата);
• Бъдете точни, не неясни; използвайте числа, дати и детайли; Не използвайте термини като :около 7 например, когато боравите с цифри, дати и сметки бъдете изключително точни;
• Създавайте картини – чрез аналогични на темата примери, чрез забавни истории или точни примери.
ГЛАС:
• Говорете спокойно и уверено– без колебание, притеснение;
• Сменяйте тона на гласа си – височина и спектър;
• Използвайте леко напрежение ( елемента на очакването) и придаване на особено значение.
СКОРОСТ:
• Не говорете твърде бързо, или твърде бавно – или със същаат скорост през цялото време на презентацията.
• Сменяйте скоростта на говоренето, за да ви стигне времето за цялата презентация;
• Правете паузи, за да постигнете ефект, за да накарате аудиторията да се замисли, или за да задържите вниманието.
ЖЕСТОВЕ:
• Използвайте ръцете, лицето и тялото си – докато се движите и говорите пред публика. Не забравяйте, че невербалната комуникация (жестовете), трябва да е в синхрон с вербалната комуникация. Не жестикулирайте и обяснявайте с ръце, за да подкрепите изказа си. Важно е да вземете вниманието на публиката (особено при представяне на идея пред жури, ако то е впечатлено, или нещо не е ясно – ще задава въпроси).
• Изглеждайте себе си, не наизустявайте презентацията си!
• Не пипайте косите си, не чупете ръцете си, не поправяйте дрехите си – това е супер дразнещо, губите вниманието на публиката и създавате впечатление, за неувереност и нервност.
• Излъчвайте сигурност – не забравяйте 4П:“Подходящата подготовка, предпазва от побесняване, поради позорно представяне„.
• Без излишни допълнителни ефекти
ОЧЕН КОНТАКТ:
• Гледайте към аудиторията;
• Не четете от презентацията, или от бележки
• Фокусирайте се върху определени хора ( поне 3-ма, които са ви симпатични и са в различни краища на залата), така ще създадете впечатление, че говорите персонално на всеки;
ПРОСТРАНСТВОТО:
• Движете се, но умерено, не разконцентрирайте публиката;
• Премахнете бариерите – никакви маси, банки и т.н.
• Ако имате възможност предварително да видите залата – проверете поне веднъж как се чувате и от къде е по-добре да излезете да застанете и т.н
Не забравяйте !!!
Не разчитайте на 100% на пауър пойнт презентацията – тя тече, зад вас, вие и вашето послание сте важни – все пак с техниката, може всичко да се случи, същото важи и за микрофона – пробвайте с микрофон и без него – особено когато екип презентира, ако разполагате само с един микрофон губите време в предаването му от човек на човек. Не забравяйте, разполагате с 3 мин., в които да впечатлите, да оставите следа и да се представите по най-добрия начин. Ключът към успешната презентация е подготовката, така че фокусирайте се върху нея.
„Този който се проваля в подготовката , се подготвя за загубата.“ – Дейл Карнеги

Подходящата подготовка предпазва от побесняване поради позорно представяне


1620501_407905029354561_1017850886_nПодходящата подготовка предпазва от побесняване поради позорно представяне.

…или защо определянето на целите дава посоката на екипа, а с постигането им се получава и индикатор за напредъка му.

Менторската програма е в разгара си и тъй като сме на етап целеполагане и планиране, предлагам малко работещи и полезни идеи, които са насочени по-скоро към ново сформирани екипи.

Защо е полезно да се определят целите на екипа  още в самото сформиране на екипа ( особено в случая на учебните ученически компании):

  • съсредоточават работата върху измерими резултати;
  • провеждат мисията на екипа в конкретни задачи;
  • прилагат конкретни задачи към мисията или устава на екипа;
  • улесняват оценяването на постигнатото и на ефективността;
  • улесняват определянето на приоритетите в случай на конфликт на исканията;
  • определят стандарти и очаквания за работата.
Целите се различават от мисията на екипа в това, че са по-конкретни, често и по измерими, а също така имат и срок. Те могат да се отнасят до определена програма, до планиране на стъпките и до постигането им. Екипът като цяло може да има цели, както и членовете да си имат собствени такива.
Разбира се определянето на целите, не е толкова лесно, но не е невъзможно, ето и няколко стъпки за по-лесно целеполагане:
1. Прегледайте съществуващите задачи и цели, като например целите на екипа, целите на отделите, минимални постижения. Определете и подберете областите, за които екипът иска да постави цели. Ако екипът съществува от известно време, определете кои съществуващи цели екипът иска да изясни, шреработи и подобри.
2. Обсъдете идеите си за цели. Дали са реалистични?Постижими?Дали екипът има ресурсите и възможността да ги осъществи? Какви са разумните показатели или критерии за успех? Например, една възможна цел за екип, разработващ нова услуга свързана с еко разнос на продукти, може да бъде: “ Да се изготви план  за връзките и брошура, за да могат настоящите и  потенциалните ни клиенти да получат информация за услугите и продуктите ни до 01.03. 2014г. „.
4. Определете приоритета на всяка цел в зависимост от критериите за успех и другите съображения, изложени в т. 3.
5. Договорете конкретни дати, когато целите трябва да бъдат реализирани, а постигнатото – оценено.
Най-общо казано целите отговарят на основния въпрос „Къде отиваме?“. Много често групите имат генерална цел – в случая финал на Национално състезание, а от нея произтичат конкретни цели и съответните задачи, последвани от стратегии и етапи за постигането на всяка цел. Като генералните, така и конкретните цели имат своето значение и трябва да се разбират и поддържат от всички членове на екипа.
Когато екипът се сблъска с проблем, първото нещо, което трябва да се провери, са целите. Лошите резултати може да се дължат на безразличие или неяснота по отношение на целите на екипа.
… не забравяйте, че след като екипът е определил целите, трябва бързо да се ориентира към осъществяването им. В повечето случаи е най-добре работата и отговорностите да се разпределят – кой какво ще прави и кога 🙂
1620800_399414673536930_1056240179_n
..