Седемте най-често задавани въпроса при управление на времето


1. Как да намаля времето за дейности, които не влизат в приоритетите ми?
Първата стъпка е да имате ясно очертани приоритети, с които да запознаете колегите и началниците си.
Можете да делегирате част от дейностите , които не са ваш приоритет на друг служител/ колега .Ако имате стажант /или доброволец /в отдела или организацията и сте преценили, че може да се справи възложете на него задачата.
2. Как да убедя колегите / или служителите си/ , че делегирането на дейност не е прехвърляне на моята работа върху тях?
Ако сте началник и делегирате задача на служител:
– ясно описвате задачата и причината , поради която я възлагате
– подчертавате качествата на служителя, заради които му възлагате задачата
– Постигате съгласие относно срокове и качество на изпълнение
– Определяте степента на отговорност , която служителят носи за изпълнението на здачата и към кого да се обръща в случай на проблем
По-трудният вариант е когато делегирате задача на колега. Един от начините е да се споразумеете с колегата си, като обясните защо смятате, че той е по-подходящ за изпълнението на задачата и след като сте постигнали взаимно съгласие за срокове, качество и т.н заедно уведомявате началника си. По- трудно е когато с колегата имате разногласия и тогава се налага да се обърнете към началника си , за да обясните защо смятате, че колегата ще се справи по-добре и т.н. В някои организации има установен механизъм, в който се описва как служителите могат помежду си да делегират един на друг задачи.
3. Как да определя колко време ще ми е необходимо за да изпълня задача, която извършвам за пръв път?
Ако някой от колегите ви вече е работил по подобна задача споделете с него какво ви предстои. Може да ви даде ценна информация за това как да разпределите времето и ресурсите си. Ако не – трябва да се ориентирате сам/а като „разбиете” задачата на няколко по-малки задачки и прецените колко време ще отнеме изпълнението на всяка.
4. Как да откажа да се ангажирам със спешна задача, за която се обръща към мен колега или началникът ми?
На всеки се случва да търси „спешна”помощ понякога, може да се случи и на вас. Но да се занимавате със задачите на колегите означава да не вършите своите собствени. Най-добре е да определите с колегите интервал от време през деня, в който да им помагате. По-трудно е да откажете на началника си, но ако го убедите, че за поредният „пожар”, който трябва да се „гаси” има по-подходящ човек това би успокоило ситуацията.
5. Кога мога да отложа изпълнението на задача и кога не мога /или по-скоро не бива/ ?
Зависи от срокове за изпълнение, обема на работата и качеството, с което се очаква да изпълните задачата. Ако се налага да съберете допълнителна важна информация отлагането може да има смисъл. Има задачи, които привидно ни се струват лесни за изпълнение, но се оказва, че сме надценили своите способности. По-добре е да се заемете по-скоро, за да установите наистина колко време и усилия ще ви струва и да направите график за етапите на изпълнението. Трябва да вземете под внимание факта, че понякога при изпълнението на задачите сме зависими от други хора или от други обстоятелства, които не можем да контролираме.
6. Как да се справя със склонността към отлагане?
Хората , които имат склонност към отлагане разчитат на внезапната си мобилизация или са перфекционисти, които се стремят да изпипат нещата до такова съвършенство, което не е възможно на практика.Един от начините да им се помогне е да работят в екип с други хора при по-стегнат график.
7. Как да се справя с нещата , които поглъщат времето, необходимо за важните задачи?
В момента, в който сте наясно с важността на задачите сами ще „филтрирате” всичко, което ви разсейва: ще установите, че на част от писмата и телефонните обаждания може да отговорите по-късно или просто друг ще го направи вместо вас. Ако често ви прекъсват, докато работите, можете дори да затворите вратата на офиса и да сложите надпис „Моля, не влизайте.Провежда се важна среща”.

Advertisements

One thought on “Седемте най-често задавани въпроса при управление на времето

Вашият коментар

Попълнете полетата по-долу или кликнете върху икона, за да влезете:

WordPress.com лого

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Промяна )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Промяна )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Промяна )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Промяна )

Connecting to %s